STAGE - Développement d'un outil de gestion des demandes de travaux CAO F/HToulouse

Dans le cadre de l’harmonisation de nos processus, vous participerez à la conception et au déploiement d’un outil centralisé de gestion des demandes de travaux de conception CAO.

Ces demandes étant actuellement gérées de manière hétérogène, l’objectif est de simplifier leur saisie, leur affectation, leur suivi et leur pilotage. Jira est la plateforme candidate envisagée.

Missions :

1. Élaboration du cahier des charges

• Recueillir et analyser les besoins des différentes parties prenantes ;
• cartographier les processus existants et identifier les pratiques communes ou spécifiques ;
• recenser les différents types de demandes et leurs règles de traitement ;
• définir les rôles, responsabilités, niveaux de priorité et circuits de validation ;
• formaliser les exigences fonctionnelles et techniques ;
• identifier les données éventuellement à reprendre depuis Cherwell/LEA ;
• proposer une organisation cible harmonisée ;
• participer à l’évaluation de Jira et, si nécessaire, d’autres solutions envisageables.

2. Développement des interfaces et des workflows dans Jira

• Concevoir les interfaces de saisie adaptées aux différents types de demandes ;
• définir les champs, formulaires et règles de gestion associés ;
• mettre en place les workflows d’affectation, de traitement, de validation et de clôture ;
• organiser la gestion des droits et des profils utilisateurs ;
• développer les vues nécessaires au suivi des demandes ;
• réaliser les tests fonctionnels avec les futurs utilisateurs ;
• intégrer les retours d’expérience et apporter les ajustements nécessaires.

3. Mise en place des KPI et du reporting

• Identifier les indicateurs nécessaires au pilotage de l’activité ;
• construire les tableaux de bord et les outils de reporting ;
• permettre le suivi du volume de demandes par type, périmètre et statut ;
• suivre les délais de prise en compte et de traitement ;
• mettre en évidence les demandes en retard, les points de blocage et les charges par activité ;
• définir les modalités de mise à jour et de diffusion des indicateurs.

Les KPI pourront notamment porter sur :

• le nombre de demandes reçues, en cours et clôturées ;
• le délai moyen d’affectation ;
• le délai moyen de traitement ;
• le respect des échéances ;
• la répartition des demandes par périmètre, type, priorité ou responsable ;
• l’ancienneté des demandes ouvertes ;
• le taux de demandes réouvertes ou retournées pour complément.

4. Élaboration des supports d’administration et de formation

• Rédiger le guide d’administration et de paramétrage de la solution ;
• documenter les workflows, les rôles et les règles de gestion ;
• élaborer les supports de formation à destination des utilisateurs ;
• créer des modes opératoires synthétiques pour les principales actions ;
• accompagner les phases de test, de déploiement et de prise en main ;
• proposer les modalités de maintien et d’évolution de l’outil.

Livrables attendus

À l’issue du stage, les livrables suivants sont attendus :

• un état des lieux des processus et outils existants ;
• un cahier des charges fonctionnel et technique ;
• une proposition de processus cible harmonisé ;
• un prototype ou une solution opérationnelle sous Jira ;
• les interfaces de saisie, d’affectation et de suivi ;
• les workflows associés aux différents types de demandes ;
• les tableaux de bord et indicateurs de pilotage ;
• une analyse de la reprise éventuelle des données issues de Cherwell et fichiers excel + programmes de migration de données associés.
• un plan de tests et un bilan des tests utilisateurs ;
• une documentation d’administration ;
• des supports de formation et des guides utilisateurs ;
• des recommandations concernant le déploiement et les évolutions futures.

Profil :

Étudiant(e) en formation supérieure de niveau Bac+4 à Bac+5, avec une spécialisation en informatique, systèmes d’information, génie industriel ou équivalent.

Vous êtes rigoureux(se), autonome et à l’aise dans l’analyse des besoins. Un intérêt pour Jira, les outils de workflow, le reporting ou les environnements industriels constitue un atout.

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Avons-nous suscité votre intérêt ? Si c’est le cas, nous serions ravis de recevoir votre candidature en ligne. Si vous avez des questions, veuillez contacter Emma-Lysa ROSIER.

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*Une passion commune. Tant d’opportunités.