Asistente de Importacion y ExportaciónPanama City

Responsabilidades

1. Administrativas
-Mantener actualizados los reportes operativos y las bases de datos, garantizando la integridad, consistencia y trazabilidad de la información.
-Apoyar en la generación, análisis y seguimiento de indicadores de desempeño (KPIs), tales como tiempos de tránsito, cumplimiento de bookings y control de gastos logísticos.
-Validar la facturación de proveedores logísticos y apoyar el control de costos de transporte (fletes, recargos e inland).
-Gestionar el archivo físico y digital de la documentación de embarques, asegurando el cumplimiento de las políticas internas y los requerimientos de auditoría.
-Asegurar el uso correcto y oportuno de los sistemas ERP y herramientas de seguimiento logístico.
-Elaborar informes operativos y brindar visibilidad oportuna sobre el estatus de los embarques a las partes interesadas.
2. Operacionales
-Coordinar y dar seguimiento integral (end-to-end) a los embarques de importación y exportación (aéreo, marítimo y terrestre), asegurando el cumplimiento de los tiempos y condiciones acordadas.
-Coordinar las actividades logísticas diarias, garantizando precisión, oportunidad y una comunicación efectiva.
-Gestionar la comunicación con agentes de carga, agentes de aduanas, transportistas y proveedores internacionales, incluyendo la interacción directa con la fábrica.
-Preparar, revisar y validar la documentación de comercio exterior (facturas comerciales, packing list, Bill of Lading, Air Waybill, declaraciones aduaneras, entre otros).
-Asegurar el cumplimiento de las regulaciones locales e internacionales, incluyendo Incoterms 2020 y normativas aplicables de importación y exportación.
-Coordinar los procesos de importación y exportación, incluyendo la nacionalización y el cumplimiento de los requisitos aduaneros.
-Coordinar envíos especiales, tales como garantías, devoluciones, CORE, reparaciones, internación temporal y embarques urgentes.
-Monitorear de forma proactiva el estatus de los embarques, identificando desviaciones y escalando oportunamente los riesgos que puedan impactar tiempos, costos o nivel de servicio.
-Proporcionar actualizaciones oportunas de tracking y seguimiento, atendiendo los requerimientos operativos de manera clara y estructurada.
3. Soporte a Fábrica
-Coordinar las actividades logísticas diarias con enfoque en precisión, oportunidad y comunicación clara con la fábrica.
-Asegurar que cada embarque cuente con documentación completa y conforme a los procedimientos y estándares establecidos por la fábrica.
-Monitorear proactivamente el estatus de los embarques, identificando desviaciones y escalando oportunamente cualquier situación que pueda impactar tiempos de entrega, costos o compromisos con clientes.
-Apoyar la comunicación entre la fábrica, los proveedores logísticos y los afiliados, garantizando transparencia y continuidad en cada operación.
-Proporcionar actualizaciones oportunas, información de tracking y seguimiento de manera organizada y estructurada.
-Mantener un alto nivel de detalle en la revisión de instrucciones de embarque, Incoterms y requisitos de cumplimiento.
-Colaborar con el equipo de Operaciones Logísticas Externas de la fábrica para asegurar consistencia, alineación y mejora continua de los procesos.
4. Soporte y Mejora Continua
-Brindar soporte al Líder de Importación y Exportación en tareas operativas, análisis y proyectos de mejora continua.
-Proporcionar soporte operativo al área en ausencia del responsable directo.
-Ejecutar otras funciones asignadas por el líder inmediato, relacionadas con la operación logística.

Educación, Conocimientos y Competencias

Educación:
•    Licenciatura en Comercio Internacional, Logística y Transporte Multimodal, operaciones marítimas y portuarias, Administración, Ingeniería Industrial o carreras afines.
Experiencia laboral:
•    Mínimo 3 a 5 años de experiencia en posiciones similares de importación y exportación.
•    Experiencia en gestión de operaciones logísticas y coordinación con agentes de carga y aduanas.
•    Conocimiento práctico en procesos de documentación aduanera, importaciones y exportaciones.
•    Experiencia en seguimiento de embarques, control de costos logísticos y análisis de datos operativos.
•    Manejo de sistemas ERP y herramientas digitales de gestión logística.
Conocimientos y habilidades técnicas:
•    Incoterms 2020 y normativas internacionales de comercio exterior.
•    Procedimientos de importación/exportación y documentación de zona franca en Panamá.
•    Excel avanzado (tablas dinámicas), Dominio de paquete MS Office (Word, Excel, Outlook).
•    Inglés avanzado excluyente
•    Habilidades de coordinación, comunicación y resolución de problemas logísticos.

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